Erman Akdeniz

IIBA, iş analizinin önemli bir bölümünü gereksinimlerin ortaya çıkarılması, analiz edilmesi, doğrulanması ve yaşam döngüsü boyunca yönetilmesi üzerine kurar. Bu nedenle iş analistinin temel sorumluluklarından birinin, iş ihtiyacını doğru gereksinimlere dönüştürmek ve bu gereksinimleri ilgili paydaşlarla birlikte yönetmek olduğunu söyleyebiliriz.

Öyleyse tanımlar bizi doğal olarak “İş analisti gereksinim analizi yapar.” noktasına götürür. İşte tam bu noktada iş analisti rolü ve görevi tanımlarında net olarak bahsedilmese de iş analistlerinin bilmeleri gereken bir analiz sürecinin daha olduğunu vurgulamak istiyorum: Paydaş Analizi.

İş analisti gereksinim analizi çalışmasını kimlerle yapacak?

Muhtemelen akla gelen ilk cevap “İş Birimi” olacaktır. Bu durumda, aşağıdaki sorular üzerine biraz düşünmemizde yarar var:

• Her zaman sadece talep sahibi birim ile mi gereksinim analizi çalışılır?
• Proje birden fazla iş birimine dokunuyorsa, gereksinim analiz çalışmasında iş kabulü nasıl alınır?
• Sorularınıza muhatap olacak birden fazla iş birimi varsa, karar alma sürecini nasıl yönetiyorsunuz?

Bu sorular üzerine düşünmeye başlandığınızda göreceksiniz ki gereksinim analizi sürecinden önce bir paydaş analizi süreci vardır. Özellikle proje yöneticisinin yer almadığı projelerde, Paydaş Analizi sürecini sahiplenmek iş analistinin önemli sorumluluklarından biri haline gelir.

Paydaş analizi neden gereklidir?

İş analistleri, proje ile gelen talebin içeriğinde, talebin ilgilendirdiği ve etki edeceği iş birimlerinin hepsini ilk etapta göremeyebilir. Çünkü çoğu zaman talepleri bir iş birimi açar. Ancak her talep sadece talebi açan iş biriminin sorumluluğundadır anlamına gelmez. Talep sahibi olmak, projenin tek paydaşı var olarak algılanmamalıdır.

İşte; iş analistinin temel görevlerinden biri de ilk etapta iletilen talepte adı geçmeyen ancak talebin gerçekleşmesi sonucunda bundan etkilenecek iş birimlerini ve hatta iştirakler gibi diğer kuruluşları da saptamaktır.

Paydaş analizi süreçleri

Paydaşlar belirlenir: Sorun veya talep kimi ilgilendiriyor? Çözüm için kimlerin desteği gerekiyor? Çözüm kimleri etkileyecek?

Paydaşların ihtiyaç ve beklentileri anlaşılır: Ürün sahibi kimdir? Kullanıcı kimdir ve kullanıcıların talep ve ihtiyaçları nelerdir?

Paydaşlar etki ve önem açısından değerlendirilir: Paydaş ile nasıl, ne derecede ve hangi yöntem ile iletişim kurulacak? Hangi paydaş, projeye ne derecede katılımı sağlanacak?

Paydaş analizi nedir?

Paydaş analizi, iş analistinin üzerinde çalışılacak talebi bir bütün olarak ele aldığı, kapsamını analiz ettiği ve büyük resmi görmeye çalıştığı bir süreçtir.

Paydaş analizi; proje veya talep ile ilişkili kişi, birim, kullanıcı grubu ve kuruluşların belirlenmesi, bu paydaşların proje üzerindeki etkilerinin ve projeden etkilenme düzeylerinin değerlendirilmesi ve gereksinim analizi sürecine nasıl dahil edileceklerinin belirlenmesi sürecidir.

Böylelikle, gereksinim analizi sürecinde doğru çalışma grupları ile doğru gereksinimler çıkarılarak analiz başarıyla tamamlanabilecektir.

Ayrıca gereksinim analizi sürecinde, her ne kadar bir çatışma gibi görünse de farklı paydaşların yaşadığı fikir ayrılıklarının, paydaşların birbirleriyle görüş alışverişinde bulunması sonucunda yeni fikirlerin ortaya çıkmasına zemin hazırladığı da unutulmamalıdır.

Paydaş analizinin eksik yapıldığı durumlarda ise; analiz sürecine dahil edilmeyerek karar sürecinde görüşü alınmayan paydaşlar, er ya da geç yapılan işten etkilenecekler ve nihayetinde proje sürecinin yeniden analiz safhasına dönmesini ya da projenin yeniden ele alınmasını sağlayacaklardır.

Başarılı bir proje gerçekleştirdiğinizi düşündüğünüz son anda sürpriz sorunlarla, eksik paydaşlarla veya eksik kapsamla karşılaşmamak için projenin en başından tüm paydaşları doğru analiz etmelisiniz.

Bu yüzden gereksinim analizine başlamadan önce doğru bir paydaş analizi yaptığınızdan emin olmalısınız. Çünkü doğru gereksinimleri ortaya çıkarmanın ilk adımı, doğru paydaşları belirlemektir.

Bu yüzden, gereksinim analizine başlamadan hemen önce doğru bir paydaş analizi yaptığınıza emin olmalısınız. Doğru gereksinimleri ortaya çıkarmanın ilk adımı, doğru paydaşları belirlemektir.